Wir werden am Smartphone auf Veranstaltung aufmerksam, melden uns mit ihnen an und besuchen diese dann ebenfalls damit. Der „große“ Computer spielt bei Veranstaltungen eine untergeordnete Rolle, das Handy ist jedoch immer dabei und liefert einen Mehrwert für Veranstalter wie Besucher gleichermaßen.

Das kompromisslose „Mobile First“ von xamoom unterstützt dabei Veranstalter und macht es für Besucher einfach – ganz egal, ob es sich ein virtutelles Event oder eine Präsenzveranstaltung handelt. Für Veranstalter gibt es immer eine Million Dinge zu tun und nie genug Zeit für alles. Es gilt daher, möglichst viel zu automatisieren. Als Nutzer einer App oder mobilen Webangebots ist man stets im Bilde, was wo los ist und zieht einen größeren Nutzen daraus.

1. Vor der Veranstaltung

Ein Event will bekanntgemacht werden und dazu kommen alle denkbaren Kanäle zum Einsatz: von sozialen Medien über Newsletter bis hin zu eigenen oder externen Websites und natürlich der eigenen App.

Jede Seite im xamoom System kann mit der Erweiterung „Ort und Zeit“ ganz einfach zum Event gemacht werden. Dazu wird ein (bereits als Spot angelegter) Veranstaltungsort ausgewählt sowie Beginn- und Endzeit des Events hinzugefügt. Fertig.

Die Erweiterung für „Zeit und Ort“

Das Ergebnis ist eine Seite (sowohl im mobilen Web als auch in Apps), die event-spezifische Informationen und Funktionen umfasst.

Klickt der Nutzer auf die Zeit oben oder den Button am Ende der Seite, wird das Event im Kalender eingetragen. Ein Tap auf den Ort (oben wie unten) startet die Navigation.

Dies sind zwei gute Beispiele, wie xamoom „Mobile First“ sieht: Das Ausnutzen der gesamten Funktionalität von Smartphones zum Nutzen des Kunden (besser für Veranstalter, einfacher für Gast).

Registrierung mit Mehrwert

Der Veranstalter kann neben spezifischen Event-Infos auch eine Anmeldung per Formular anbieten. Wie im oben gezeigten Screenshot können dabei auch Präferenzen abgefragt werden. Ferner ist es ratsam, auf die Datenschutzregeln hinzuweisen und das OK für Erinnerungen einzuholen.

xamoom.forms hilft dem Veranstalter, viele Routineaufgaben automatisch abzuwickeln. Ein Formular mitsamt seinem Workflow muss lediglich einmal angelegt (oder von einem älteren Event geclont) werden und fortan erledigt es alles wie von selbst. Hier einige Beispiele eines solchen Workflows:

  • Der Veranstalter wird in einer Tabelle oder per E-Mail von jeder Anmeldung informiert.
  • Ein Antwortmail bestätigt die Anmeldung des Besuchers.
  • Der Caterer kann über Speiesepräferenzen informiert werden. Der Ressourcenplaner erhält Anhaltspunkte über die Beliebtheit einzelner Themen und kann mit unterschiedlich großen Räumen planen.
  • Optional kann ein Payment ebenso eingebaut werden wie eine Newsletter-Anmeldung.
  • Auch der Verkauf von Tickets mitsamt der automatischen Austellung der Karten sowie der Quittungen ist denkbar.
  • Auf Wunsch können Benachrichtigungen automatisiert in CRM-Systeme ebenso übernommen werden wie in Kommunikationslösungen wie Slack oder Teams.

Die Daten können vor Veranstaltungsbeginn als CSV-Datei heruntergeladen und anschließend in Excel geöffnet werden. Dort können sie – schön formatiert – als Anwesenheitsliste ausgeworfen werden. Optional werden die Daten nach einer einzustellenden Zeitspanne wieder DSGVO-konform gelöscht.

Spannungsbogen aufrecht erhalten

In der Zeit von der ersten Ankündigung bis zum Event selbst kann in mehreren Beiträgen in der App oder im mobilen Web auf Programm-Highlights und Ähnliches verwiesen werden. Sich immer wieder per E-Mail oder Push-Nachricht am Handy zu melden, ist in dieser Phase wichtiger denn je.

So werden auch essentielle Veranstaltungsinfos wie Corona-Regeln oder Dress-Code kommuniziert.

2. Auf der Veranstaltung

xamoom hilft dabei, das Veranstaltungserlebnis zu verbessern. Dies beginnt schon beim (aktuell immer noch verpflichtenden) Corona Check-In am Eingang.

Beim Event selbst lassen sich auch Push-Nachrichten nutzen. xamoom bietet hierzu gleich vier Möglichkeiten. Warum? Um möglichst relevant zu sein. Niemand, der zu Hause die App nutzt, interessiert sich gerade für eine Ankündigung vor Ort. Geringe Relevanz sorgt häufig dafür, dass Apps deinstalliert werden.

xamoom.messaging: vom exakten Standort zum ganzen Planeten

 

  • iBeacon-Push: Relevante Inhalte zum jeweiligen Ort – sobald ein Bluetooth-Sender in Reichweite (fünf bis 70 m) ist.
  • Geo-Push: Eine Push-Nachricht an alle Nutzer, die zum Zeitpunkt des Sendens innerhalb einer bestimmten Location sind.
  • Reverse GeoPush: Eine Push-Nachricht an alle Nutzer, die genau jetzt außerhalb einer bestimmten Location sind.
  • Push an alle: Eine Nachricht an alle Nutzer der App – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort.

Während einer Konferenz-Session könnten Vortragende das Publikum einbeziehen und es nach dessen Standpunkten fragen. Diese Form der Interaktivität kommt sehr gut an, da jeder irgendwie mitreden will.

Beziehe dein Publikum mit ein: Jeder möchte ein Teil des Ganzen sein.

 

Denkbar wäre es auch, dass Gäste Fragen an Vortragende stellen können. Der große Vorteil der digitalen Übermittlung ist, dass Fragen ausgewählt werden können. Dies vermeidet Überraschungen und Co-Vorträge bei herumgereichten Mikrofonen.

Hat der Gast bei einem Business-Event seine Visitenkarte vergessen, macht dies gar nichts. Gerade bei Netzwerkveranstaltungen könnten digitale Visitenkarten für die Teilnehmer im xamoom-System vorbereitet werden, die dann nachhaltig am Handy bleiben. Wo? Im Wallet, wo sie schnell griffbereit sind.

Keine Visitenkarte dabei? Das Wallet ist immer dabei.

Mark Sampson/AdobeStock

Dann wären da noch Sponsoren, die mit speziellen Aktionen oder Gewinnspielen – selbstverständlich auch am Handy – auf sich aufmerksam machen können. Hier gilt wie immer: Der Spieltrieb ist umso höher, je besser die Preise sind und je besser diese kommuniziert werden. Einen QR-Code wird jemand eher scannen als eine womöglich lange und umständliche URL eintippen. Top sind dafür auch NFC-Tags, iBeacons oder ein Platz auf der Startseite der App.

Bei größeren Events (z.B. Konferenzen) oder solchen, über die viele Journalisten berichten, wäre ein Support-Chat mit einem digitalen Concierge angebracht. Mit xamoom ist dieser über einfach zu erstellende Messaging-Buttons erstellt. Alternativ kann auch ein professioneller Chatbot wie der von Intercom integriert werden.

Ein persönlicher Chat ist bei Großveranstaltungen unglaublich hilfreich

New Afrika/AdobeStock

3. Nach der Veranstaltung

Eine Veranstaltung ist nicht zu Ende, wenn die letzte Band keine Zugabe mehr gibt oder der letzte Vortragende die Bühne verlassen hat. Dann beginnt die Nachbereitung.

Mittels iBeacon könnten beim Ausgang Nutzerinnen und Nutzer der App um Feedback gebeten werden. Wird dieses anonym abgefragt, gibt es mehr und ehrlichere Antworten, was hilft, das nächste Event noch besser zu machen.

Spätestens am Ende der Veranstaltung wäre auch der perfekte Zeitpunkt, um digitale Goodies zu verteilen, die an die Veranstaltung erinnern oder diese im Nachhinein aufwerten:

  • E-Books oder PDFs (weniger optimal am Handy) zum Thema als Download,
  • weiterführende Links, die im Rahmen der Vorträge angesprochen wurden,
  • Playlisten der gespielten Musik in Apple Music bzw. Spotify oder
  • Kontaktdaten und digitale Visitenkarten von Betreuerinnen und Betreuern.

Schlussendlich sind Ankündigungen für ähnliche Veranstaltungen in der Zukunft das Um und Auf.